Hits: 62
Michael Sitorus / Dicky Wahyudi
Pijar, Medan. Perkembangan teknologi membawa beragam kemajuan, termasuk dalam bidang pengelolaan dan akademik kampus. Hadirnya teknologi mutakhir ini menciptakan terobosan baru yang efisien dan efektif guna memudahkan pekerjaan manusia, khususnya di lingkup perguruan tinggi.
Melalui akun resmi Instagram @fisip.usu, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara (FISIP USU) mengumumkan tentang perubahan cara dan regulasi peminjaman ruangan yang ada. Subbagian Umum dan Perlengkapan telah menghadirkan situs (website) Umpan FISIP USU dalam melakukan perubahan sistem peminjaman ruangan FISIP pada Senin (16/10/2023).
Ruangan yang dimaksud ialah ruang teater, aula, dan ruang rapat pimpinan. Ketiga ruangan itu adalah yang biasa dipergunakan oleh dosen ataupun mahasiswa dalam melakukan berbagai kegiatan di luar kegiatan belajar mengajar mata kuliah.
Perubahan regulasi ini diharapkan dapat memudahkan mahasiswa dan memberikan efisiensi dalam melakukan peminjaman ruangan. Oleh sebab itu, perubahan ini bersifat sistematis dan tidak “rebutan”. Selain itu, perlu juga diketahui bahwa sistem peminjaman ruangan sekarang harus didampingi oleh penanggungjawab kegiatan untuk pengisian data di situs Umpan FISIP USU.
Walau sudah berjalan selama hampir satu bulan, informasi regulasi baru ini tampaknya belum diketahui oleh semua mahasiswa. Lantas, bagaimanakah regulasi peminjaman ruangan yang ada saat ini?
Untuk alur peminjaman dapat dilakukan melalui situs Umpan FISIP USU dengan alamat pranala (link) umpan-fisip.vercel.app. Namun, peminjaman ruangan terkait tugas mata kuliah dan penyelenggaraan acara dapat dilakukan dengan mengirimkan surat yang ditandatangani oleh dosen pengampu mata kuliah atau dosen penanggungjawab acara. Selanjutnya, surat tersebut ditujukan kepada kepala program studi (kaprodi) agar dikirimkan ke situs Umpan FISIP USU oleh tenaga pendidik.
(Sumber Foto: Instagram @fisip.usu)
Peminjaman ruangan melalui Umpan FISIP USU sampai saat ini hanya diberlakukan untuk ruang aula, teater, dan rapat pimpinan. Sedangkan, untuk peminjaman ruangan kelas mata kuliah pengganti tidak dapat dilakukan melalui situs web Umpan FISIP USU, melainkan melalui bagian akademik.
“Di web umpan itu penanggungjawab cuma dua, sekretaris prodi dan juga kepala prodi. Segala kegiatan yang dilaksanakan di tiga ruangan tersebut harus diketahui oleh kaprodi selaku penanggung jawab,“ ujar Debbie Jhora selaku tenaga pendidik Ilmu Komunikasi.
Dalam alur peminjaman tersebut, mahasiswa selaku pembuat acara juga wajib melapor ke bagian perlengkapan sehari sebelum acara guna persiapan penyusunan bangku ruangan aula. Sementara, untuk peminjaman ruang teater dan ruang rapat pimpinan pihak bersangkutan wajib melapor satu jam sebelum acara dimulai untuk pemeriksaan teknis kelengkapan ruangan.
“Peminjaman ruangan tidak perlu melapor untuk menggunakan ruangan jika sudah melakukan peminjaman melalui web. Kami tinggal melihat data yang sudah masuk ke web Umpan FISIP. Setiap hari kami akan mengecek data penggunaan ruangan. Kami selalu cek ulang per hari, per jamnya kita cek. Waktu pelaksanaan dan waktu selesainya juga selalu kami cek,” jelas Walidi selaku kepala bagian perlengkapan.
(Redaktur Tulisan: Rani Sakraloi)
